KLARE ABLÄUFE FÜR INHABERGEFÜHRTE UNTERNEHMEN
Abläufe, die auch funktionieren, wenn der Inhaber nicht überall eingreifen muss.
OPERANO ordnet wiederkehrende Arbeiten so, dass jeder weiß, was zu tun ist, welche Informationen gebraucht werden und wann ein Vorgang weitergegeben wird. Die neue Arbeitsweise wird direkt im laufenden Betrieb eingeführt.
01
Fester Ansprechpartner
02
Wir starten beim größten Zeit- oder Geldverlust
03
Umsetzung im laufenden Betrieb
FÜR WEN DIE ZUSAMMENARBEIT GEEIGNET IST
Für Betriebe, deren Geschäft funktioniert - deren Organisation aber nicht mehr hinterherkommt.
Typisch ist: Der Betrieb wächst, aber Absprachen und Routinen wachsen nicht mit. Dann landen immer mehr Entscheidungen, Rückfragen und offene Vorgänge bei wenigen Personen.
Besonders geeignet für Unternehmen, bei denen …
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Fragen landen immer wieder beim Inhaber.
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Zuständigkeiten sind unklar.
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Informationen sind verteilt.
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Angebote oder Rechnungen bleiben liegen.
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Vertretung hängt an Einzelwissen.
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Wachstum erzeugt mehr Abstimmung als Struktur.
DER OPERANO-PROZESS
Vier Schritte, die im Alltag wirken
Problem finden
Engpässe konkret erfassen
Wir schauen uns den betroffenen Ablauf konkret an: Wo stockt er ? Wo fehlen Informationen ? Wo entstehen unnötige Rückfragen oder Wartezeiten ? Danach steht fest, welches Problem zuerst gelöst wird.
Ergebnis
Ein klar abgegrenzter Engpass und ein realistisches Ziel.
1
Ablauf festlegen
Ablauf und Verantwortlichkeiten definieren
Wir legen fest, wer welchen Schritt übernimmt, welche Informationen vollständig vorliegen müssen und wie offene Vorgänge weitergegeben und nachgehalten werden.
Ergebnis
Ein verständlicher Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten.
2
3
Im Betrieb einführen
Maßnahmen praktisch einführen
Die neue Arbeitsweise wird mit den beteiligten Mitarbeitenden ausprobiert. Was im Tagesgeschäft nicht funktioniert, wird sofort angepasst.
Ergebnis
Die neue Arbeitsweise wird im Tagesgeschäft zuverlässig angewendet.
4
Festigen
Routinen dauerhaft sichern
Wir prüfen, ob der Ablauf auch nach einigen Wochen ohne ständiges Nachhalten funktioniert. Offene Schwachstellen werden korrigiert und die Verantwortung bleibt im Betrieb.
Ergebnis
Eine Routine, die dauerhaft im Tagesgeschäft funktioniert.
4
WO ERSTE VERBESSERUNGEN NACH 14 BIS 30 TAGEN SICHTBAR WERDEN
Unklare Bearbeitungsschritte und unvollständige Übergaben führen zu Rückfragen, Verzögerungen und liegen gebliebenen Vorgängen.
Typische Anzeichen
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Bei Übergaben fehlen wichtige Informationen
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Vorgänge werden uneinheitlich bearbeitet
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Aufgaben bleiben zwischen mehreren Zuständigkeiten liegen
Was OPERANO verbessert
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Klare Bearbeitungsschritte
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Vollständige Übergaben
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Eindeutige Verantwortlichkeiten
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Nachvollziehbare Nachverfolgung
Aufgaben werden vergessen oder verspätet erledigt, Rückmeldungen müssen eingefordert werden und offene Vorgänge sind nicht sichtbar.
Typische Anzeichen
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Aufgaben werden vergessen
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An Fristen muss ständig erinnert werden
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Offene Vorgänge sind nicht zentral sichtbar
Was OPERANO verbessert
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Klare Termine
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Wiedervorlagen
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Sichtbare offene Aufgaben
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Verbindliche Kontrollpunkte
Angebote bleiben liegen, Unterlagen sind unvollständig und Rechnungen werden unregelmäßig oder zu spät erstellt.
Typische Anzeichen
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Angebote bleiben liegen
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Unterlagen sind unvollständig
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Rechnungen werden unregelmäßig erstellt
Was OPERANO verbessert
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Klare Bearbeitungsschritte
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Feste Zuständigkeiten
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Vollständige Unterlagen
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Verbindliche Bearbeitungsfristen
Verantwortlichkeiten sind unklar, Entscheidungen landen beim Inhaber und Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt.
Typische Anzeichen
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Entscheidungen landen ständig beim Inhaber
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Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt
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Rückmeldungen erfolgen zu spät
Was OPERANO verbessert
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Klare Zuständigkeiten
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Definierte Entscheidungsrechte
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Verbindliche Rückmeldungen
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Weniger unnötige Rückfragen
Besprechungen dauern zu lange, Entscheidungen werden nicht dokumentiert und Prioritäten wechseln ständig.
Typische Anzeichen
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Besprechungen dauern zu lange
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Entscheidungen werden nicht dokumentiert
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Themen werden mehrfach besprochen
Was OPERANO verbessert
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Kürzere Abstimmungen
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Klare Entscheidungen
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Dokumentierte Ergebnisse
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Verbindlich festgelegte Prioritäten
Mit mehr Mitarbeitenden steigen Rückfragen und Abstimmungsbedarf. Gleichzeitig sind die Strukturen nicht mit dem Unternehmen gewachsen.
Typische Anzeichen
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Mit mehr Mitarbeitenden steigen Rückfragen und Abstimmungen
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Frühere informelle Lösungen funktionieren nicht mehr
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Der Inhaber wird zum Informationsknoten
Was OPERANO verbessert
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klare Verantwortungsbereiche
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angepasste Abläufe
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verteilte Entscheidungen
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weniger Abhängigkeit vom Inhaber
Informationen sind auf E-Mails, Chats und Notizen verteilt und dadurch schwer auffindbar. Gleichzeitig hängt wichtiges Wissen an einzelnen Personen.
Typische Anzeichen
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Informationen liegen in Chats, E-Mails und Notizen
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Dokumente sind schwer auffindbar
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Wissen hängt an einzelnen Personen
Was OPERANO verbessert
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Klare Ablagestrukturen
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Einheitliche Benennung
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Bessere Auffindbarkeit
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Verlässlichere Vertretung
Neue Mitarbeitende werden überwiegend durch Zuruf eingearbeitet. Vertretungen funktionieren nur eingeschränkt und bei Abwesenheiten bleiben wichtige Aufgaben liegen.
Typische Anzeichen
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Neue Mitarbeitende lernen vor allem durch Zuruf
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Bei Urlaub oder Krankheit bleiben Aufgaben liegen
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Schlüsselwissen ist nicht dokumentiert
Was OPERANO verbessert
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Strukturierte Einarbeitung
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Nachvollziehbare Arbeitsabläufe
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Bessere Vertretbarkeit
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Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen