PRAXISBEISPIEL AUS EINEM HANDWERKSBETRIEB
Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitenden
Angebote verbindlich nachhalten und Rechnungen schneller vorbereiten
AUSGANGSLAGE
Angebote wurden nicht konsequent nachverfolgt. Nach Auftragsabschluss fehlten im Büro regelmäßig Leistungsnachweise oder Angaben zu Zusatzarbeiten. Dadurch entstanden Rückfragen und Rechnungen konnten erst verspätet vorbereitet werden.
Angebote, Leistungsnachweise und Zusatzarbeiten wurden an unterschiedlichen Stellen geführt. Eine feste Wiedervorlage fehlte. Nach Abschluss eines Auftrags musste das Büro fehlende Angaben regelmäßig bei den Mitarbeitenden nachfordern.
MASSNAHME
Es wurden Regeln für klare Wiedervorlagen und eine vollständige Übergabe an das Büro geschaffen. Für jedes Angebot wurden Verantwortliche, nächster Schritt und ein Wiedervorlagetermin festgelegt. Nach Abschluss des Auftrags gehen nun Leistungsnachweise, Zusatzarbeiten und erforderliche Freigaben vollständig an das Büro. Erst dann gilt der Auftrag als intern abgeschlossen.
ERGEBNIS
Das Ergebnis sind weniger Nachfragen und ein verlässlicher Rechnungsrhythmus. Es sind nur noch zwei anstatt durchschnittlich acht Rückfragen notwendig. Somit könnten rund drei Stunden Bürozeit pro Monat frei werden. Rechnungen gehen nunmehr nach Auftragsabschluss nach drei Arbeitstagen raus, anstatt nach durchschnittlich 8 Arbeitstagen. Das ist keine zusätzliche Einnahme, verbessert aber bei gleichem Zahlungsverhalten den zeitlichen Geldfluss.
DREI KONKRETE VERBESSERUNGEN BEI ANGEBOTEN UND RECHNUNGSSTELLUNG
01
Jedes Angebot erhält eine klare Zuständigkeit, einen dokumentierten nächsten Schritt und eine verbindliche Wiedervorlage.
Angebote verbindlich nachverfolgen
Abrechnungsunterlagen vollständig übergeben
Leistungsnachweise, dokumentierte Zusatzarbeiten und erforderliche Freigaben werden nach Abschluss des Auftrags vollständig an das Büro übergeben.
03
Rechnungen regelmäßig vorbereiten
Vollständige Unterlagen und feste Bearbeitungstermine ermöglichen eine zeitnahe und regelmäßige Rechnungsstellung.