PRAXISBEISPIEL AUS EINEM HANDELSUNTERNEHMEN
Handelsunternehmen mit 14 Mitarbeitenden
Auftragsstände schneller erkennen und Kunden verlässlich informieren.
AUSGANGSLAGE
Auftragsstatus, Liefertermine und offene Rückfragen wurden an verschiedenen Stellen geführt. Für eine Kundenanfrage mussten Mitarbeitende deshalb häufig erst Informationen aus Verkauf, Einkauf oder Lager zusammensuchen.
Der aktuelle Stand eines Auftrages war nicht immer sofort erkennbar. Liefertermine mussten nachgefragt werden, offene Vorgänge hatten teilweise keinen eindeutigen Verantwortlichen und Informationen wurden mehrfach erfasst.
MASSNAHME
Es wurde eine zentrale Auftragsübersicht eingeführt und es wurden eindeutige nächste Schritte festgelegt. Für jeden Auftrag werden nun Bearbeitungsstand, Verantwortlicher, Liefertermin, nächster Schritt und Wiedervorlage an einer Stelle geführt. Verkauf, Einkauf und Lager greifen nun auf denselben Informationsstand zu.
ERGEBNIS
Durch die eingeführten Maßnahmen konnte die Suchzeit deutlich reduziert und die Auskunft gegenüber Kunden beschleunigt werden. So konnte der Such- und Rückfrageaufwand von 50 Minuten auf rund 12 Minuten gesenkt werden. Das sind im Monat 13 Arbeitsstunden. Bei einem Verrechnungssatz von 40 Euro pro Stunde entspricht die Einsparung 520,00 Euro im Monat.
DREI KONKRETE VERBESSERUNGEN IN DER AUFTRAGSBEARBEITUNG
01
Auftragsstatus zentral führen
Für jeden Kundenauftrag werden Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und nächster Schritt zentral dokumentiert.
02
Verfügbarkeiten und Liefertermine dokumentieren
Verfügbarkeiten, Lieferantenbestätigungen und zugesagte Liefertermine werden zentral erfasst und bei Veränderungen aktualisiert.
03
Übergaben zwischen den Bereichen verbindlich regeln
Verkauf, Einkauf und Lager übergeben offene Vorgänge mit vollständigen Informationen und einer eindeutigen Zuständigkeit für den nächsten Bearbeitungsschritt.