PRAXISBEISPIEL AUS EINEM HANDELSUNTERNEHMEN
Handelsunternehmen mit 14 Mitarbeitenden
Aufträge schneller bearbeiten, indem Informationen zentral zusammengeführt werden
Auftragsstatus, Bestand und Liefertermine waren auf mehrere Stellen verteilt. Für eine Kundenantwort mussten Mitarbeitende Informationen erst zusammensuchen.
AUSGANGSLAGE
MASSNAHME
ERGEBNIS
Verteilte Informationen verzögerten die Auftragsbearbeitung
Bei Kundenanfragen war der aktuelle Lieferstatus oft nicht sofort erkennbar. Offene Rückmeldungen hatten keinen eindeutigen Verantwortlichen. Dadurch wurden Vorgänge doppelt bearbeitet oder blieben liegen.
Zentrale Auftragsübersicht und klare Zuständigkeiten
Für jeden Auftrag wurden Status, Verantwortlicher, nächster Schritt und Wiedervorlage an einer Stelle geführt. Verkauf, Einkauf und Lager arbeiteten mit derselben Auftragsinformation.
Aufträge nachvollziehbar und Kunden schneller informiert
Mitarbeitende konnten Lieferstatus und nächsten Schritt schneller erkennen. Doppelte Bearbeitung nahm ab und der Inhaber musste offene Aufträge seltener selbst zusammensuchen.
DREI KONKRETE VERBESSERUNGEN IN DER AUFTRAGSBEARBEITUNG
01
Auftragsstatus zentral führen
Für jeden Kundenauftrag werden Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und nächster Schritt zentral dokumentiert.
02
Verfügbarkeiten und Liefertermine dokumentieren
Verfügbarkeiten, Lieferantenbestätigungen und zugesagte Liefertermine werden zentral erfasst und bei Veränderungen aktualisiert.
03
Übergaben zwischen den Bereichen verbindlich regeln
Verkauf, Einkauf und Lager übergeben offene Vorgänge mit vollständigen Informationen und einer eindeutigen Zuständigkeit für den nächsten Bearbeitungsschritt.